Digitalizar documentos Lisboa

Digitalizar documentos Lisboa

Digitalizar documentos

Deverá digitalizar documentos dos quais:

  • quer ter cópias acessíveis a várias pessoas
  • não quer ter o espaço ocupado
  • quer encontrar a informação mais rapidamente
  • ainda pode necessitar da informação

 


Preço
digitalizar documento 0,08 €/folha
dossier(*) 25 €/dossier
folhas agrafadas (**) +100%
ocr +0,05 €/página
indexação +0,10 €/campo/documento
preço mínimo – inclui até 60 folhas 5 €

(*) Até cerca de 500 folhas mesmo frente e verso.

(**) Folhas agrafadas, dobradas, com clips, dentro de micas transparentes ou qualquer destas situações .

 

Os valores apresentados são para folhas A4 soltas.

Pode-se digitalizar de documentos mais pequenos que A4 mesmo com gramagem mais elevada como fotografias e até mesmo cartões de cidadão.

Aos valores apresentados acresce IVA à taxa em vigor.

Desconto de quantidade

Mais de 10 dossiers – 10%. – Preço base -> 22,5 euros por dossier

Mais de 100 dossiers – 20% – Preço base -> 20 euros por dossier

Para dossiers normais 1 metro de prateleira é equivalente a cerca de 10 dossiers.

 

Poupança de espaço

Para armários de 0,8m com 5 prateleiras o espaço ocupado pelo armário e pela abertura das portas equivale a cerca de 0,5 m2 pelo que se pode considerar 80 dossiers por m2.

A digitalização pode ficar até cerca de 1600 € por m2 de espaço poupado.
Fazer uma cópia de todos os dossiers fica por um valor perto deste.

O valor baixa se:

  • Os armários não estiverem cheios
  • Os dossiers não estiverem cheios
  • A retirada dos armários faça ser possível libertar toda uma sala
  • Permitir mudar para outras instalações
  • Conseguir não ter que expandir para novas instalações

A digitalização permite que os documentos possam ser acedidos por várias pessoas de vários locais em simultâneo e facilita manter mais cópias de segurança dos documentos.
Se bem indexados pode facilitar encontrar o comprovativo que se pagou uma factura antiga podendo no valor de uma factura pagar todo o trabalho feito.

 

A qualidade das imagens resultantes de digitalizar documentos é muito elevada dado usar-se um scanner profissional. Uma página A4 pode ficar com boa qualidade a 200 dpi e usar em média 30 kb.

 

O trabalho é entregue em CD ou enviado via web, com os documentos em formato PDF ou TIF.

Deverá acrescentar o custo dos portes para o envio do CD ou para a devolução dos documentos.

No caso da entrega e recolha ser feito no escritório em Lisboa não haverá lugar a portes.

 

OCR – Optical Character Recognition – Reconhecimento óptico de caracteres.

No caso de documentos com boa qualidade e impressos por computador, este tipo de sistema consegue reconhecer mais de 90% do que foi escrito. Um documento que tenha muito boa qualidade, ao correr o OCR, pode gerar um ficheiro que pode ser editado directamente num processador de texto. A digitalização de documentos para ser feito o OCR são habitualmente feitas a 300 dpi em vez dos 200 dpi habituais dos outros documentos.

O OCR é feito em várias linguagens sem acréscimo de preço. Usamos software profissional de OCR para este tratamento.

No caso do tratamento por OCR é entregue igualmente um documento em formato Word ou Excel com o texto associado.

Indexação – É o nome dado à classificação de um documento. O índice pode ser a data do documento, o código do cliente ou outro qualquer campo, sobre o qual se pretenda pesquisar os documentos mais tarde. A indexação permite saber, por exemplo, quais os documentos relativos a um determinado documento, permitindo que a procura e visualização dos documentos seja feita em segundos. A digitalização de documentos sem indexação só é recomendada quando o número de documentos é reduzido.

DPI – Dots per Inch – Pontos por polegada

[box title=”Custos de um arquivo em papel”]
  • 1 m2 ocupado pode custar mais de 10 €/mês, o que ao fim de 10 anos representa mais de 1200 euros.
  • Custo do armário.
  • Custo do tempo que se demora a aceder e encontrar um documento
  • Custo de o documento poder não estar no arquivo, por estar a ser consultado
  • Custo de perca do documento devido a catástrofe
  • Risco de acesso indevido
  • Custo multiplicado, se houver várias cópias do mesmo documento
[/box] [box title=”Base de dados de registo de entrada e saída de documentos”]
  • Caso pretenda um sistema para tratar de todos os documentos entrados e saídos na sua organização ou fazer o seu arquivo e distribuição, contacte-nos.
  • Um dos sistemas criados por nós funciona desde 2003, assegurando o registo de cerca de 12 000 entradas anuais de documentos
[/box]

Excluir fundos na digitalização de documentos

digitalizar documentos com fundo de cor

digitalizar documentos com fundo de cor

 

Nalguns casos é possível excluir fundos coloridos de documentos por forma a conseguir uma melhor legibilidade e menor espaço de armazenamento ocupado.

Compare o resultado normal:

resultado de digitalizar documento com fundo de cor com scanner normal

resultado de digitalizar documento com fundo de cor com scanner normal

 

Com o resultado que é possível obter directamente ao digitalizar no scanner e sem tratamento de imagem.

resultado de digitalizar documento com fundo de cor com scanner profissional

resultado de digitalizar documento com fundo de cor com scanner profissional

 

Mesmo que tenha um scanner se não for um modelo profissional ao digitalizar documentos será difícil obter este tipo de resultado.

As imagens foram tiradas da página http://pluggedin.kodak.com/pluggedin/posts/?catid=7412137092446997427 e servem apenas para ilustrar o tipo de tecnologia.

Verificação de dupla alimentação

Um scanner normal ao digitalizar pode puxar 2 folhas de uma só vez. Num scanner profissional existem mecanismos que detectam esta situação através de ultra sons ou através do comprimento da página evitando que se possam saltar folhas ao digitalizar.

Até em folhas com um canto dobrado ou com post its colados o scanner para de digitalizar ao encontrar algo diferente.